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ビジネス

「実践!タイムマネジメント研修」に学ぶ!仕事の効率的な進め方!

なかなか仕事が思うように進まない・・・

どんどん新たな仕事が舞い込んできて残業続き・・・

こんな悩みはありませんか?

そんな時に読んで欲しいのがこちらの「実践!タイムマネジメント研修

 

ストーリー形式で実際に自分が研修を受けているかのように話が進んでいきます。ここで語られる内容は本当に素晴らしく目から鱗の内容ばかり。

もし仕事の進め方で悩んでいるなら是非読んで欲しい1冊です。この記事では、そんな「実践!タイムマネジメント研修」から学んだ”仕事を進める上で気を付けなくてはいけないポイント”をまとめていきます。

物事を決めつけず言語化する

これは、ベテランにおいても若手においても言える非常に重要なポイント。

組織の中で働いていると、”なんだか分からないけどそういうモノだから”、という理屈が通ってしまうことが往々にしてあります。むしろそっちのパターンの方が多い。

上司の方であれば、部下の疑問や質問に対して「そういうもんだからだよ!」とか「当たり前だろ!」と答えてしまったことはないでしょうか?

自分にとっての当たり前は他人にとっての当たり前とは限りません。意外と、なぜなぜと深堀ってみると、言語化できないことは多いのです。

結局、言語化しないと認識の相違が生まれてしまう可能性もありますし、仕事に対する納得感も生まれません。

当たり前に思えることを当たり前と決めつけず、言語化していきましょう!

仕事のクラスタリング

多くの人が短い時間では集中して仕事が出来ず、かえって効率が悪くなってしまうと勘違いしています。だから、30分の隙間時間をダラダラと過ごしてしまい、まとまった時間が取れる終業後に残業をして仕事をする。

しかし、この考えと現実は全く逆なんです。

むしろ短い時間に小分けにして仕事をした方が集中力が増し効率が上がることが分かっています。

人はたくさん時間があると、その時間に合わせて仕事をしようとする。長時間同じ仕事をすると集中力が途切れ、意識はしていなくてもサボろうとしてしまう生き物なのです。

ルーティン化の見直し

朝オフィスに着いて必ずやるルーティンはありますか?もし心当たりがあるならちょっと要注意。

エンジンをかけるためのルーティンであれば問題ありませんが、仕事に関係ないルーティンを無意識に作ってしまっている人が多い

例えば、席に着いたらまずメールを一つ一つ確認してゴミを捨てに行って・・・こういうちょっとしたルーティンは先ほどのクラスタリングの話と絡み合ってものすごい機会損失を生んでしまう可能性が高いんです。

例えば、朝オフィスに着いて次のMTGまで30分ある。30分じゃ何もできないからゴミ捨てたりダラダラメール見たりファイルや机の上整理してMTGに向かう。これが続きルーティン化してしまうと、MTGのない日もなんだかムダなルーティンをやらないと気が済まない。

何気ないルーティンには多くの時間を無駄にしてしまう可能性が潜んでいるんです。

過剰品質を防ぐ

仕事において非常に多く潜んでいる罠がこの「過剰品質」

上司から「これやっといてー!」と言われ、上司の期待度を測らずに物凄く時間をかけたらほとんど意味なかったパターン。または、なんとなくレポーティングしているけど結局それは誰にも見られていなかったり。

組織の中には曖昧な指示と曖昧な確認による過剰品質が多く存在しているのです。

人間は”足し算は得意だけど引き算は苦手

新たなことは試してみたくなるけど、既存のモノを捨てることはなかなかない。そもそも捨てていいのか判断がつかない。

そんなこんなで、どんどんムダなレポートや業務が溜まっていくんですね。

仕事を頼まれたら、頼み手の想いを具体的に聞いてから仕事に取り掛かりましょう。そうすればムダな労力をかけずに相手の望みのアウトプットを出すことができます。

また既存の仕事に関しては、本当にその仕事はやる意味があるのかどうか目的を再確認しましょう。

まとめ

それでは、この「実践!タイムマネジメント研修」をまとめておきましょう!

■物事を決めつけず言語化する
■仕事のクラスタリング
■ルーティン化の見直し
■過剰品質を防ぐ

 

 

ABOUT ME
ウマ
元アウトドア店員で旅・本・映画などが大好き。とにかく好きなことを発信しています。アウトドアブランドはKEENとミステリーランチが特に好き。 デジタル特化のブログ「統計ラボ」も運営しています。